用 MS Excel 移除重複資料

MS Excel 是不少人在辦公室裏的必備軟件，但很多人以為 Excel 只是一張「格仔紙」，其實 Excel 是一個十分強大的資料分析工具，活用當中的功能，除了可以節省不少時間和工序外，更能提高準確度，減少出錯，增加工作效率。為此，科技之嘉新增了 MS Excel 辦公室應用系列，不時提供 Excel 小貼士，為大家增值。

移除重複資料 (Remove Duplicates)

不管你的職位是面對客戶的前線銷售人員，又或是後勤的分析員，只要坐在辦公室，或多或少都需要從公司內容系統裏，抓些資料出來研究一番。可是，內部系統的罐頭報告 (canned report) 一般都預設了林林種種的資料欄 (column headers)，想只挑幾個簡單欄的出來便需要花一些功夫。

準備工作

用這個示範檔做例子，可以先下載到電腦裏再用 MS Excel 打開跟著做：

https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AhC-3splUG52dFh0VnR3TDhqcUt3OWc2UXloQlppZVE

假設示範檔就是系統跑出來的罐頭報告，而你只想簡單的看看那個客戶買過甚麼產品，至於哪天買和買了多少數量並不重要，於是便可以把不需要的欄位 (如 Date，Quantity...etc) 全部刪除，只剩下客戶名稱和產品兩個欄，現在可以看到很多重複資料 -- 相同的公司名稱跟產品。

Office 2007/2010 的做法

如果你的 MS Office 已升級到 2007 或 2010 版本，恭喜你，在 2007 及其後版本，移除重複資料有一個專用按鈕，只要點一下就完成了。

1.      到資料 (Data) 頁，在資料工具 (Data Tools) 分類上，便可以找到這個專門用來移除重複資料的按鈕。

2. 點選所有資料的範圍，再按下 Remove Duplicates 按鈕，彈出操作視窗後按確定便可。(若果一開始時沒有刪除不需要的欄位，則要在這個視窗上只勾選客戶名稱和產品兩個欄位)

 

3. 餘下來的工作全都交給 Excel 嚕~ 完全後它會告訴你的。一般來說，少於一萬行的資料，都會在 1-2 秒內完成！

動畫示範：

Office 2003 的做法

很多辦公室因為各種原因，還沒有升級上 2007 或以上版本，那便要用較繁複的方法去做。

1. 同樣地，先做好準備功夫，只餘下必要的欄目。然後選取所有資料，到工具列上找資料 (Data) > 樞紐分析表 (Pivot table & pivot chart)，彈出精靈視窗後，連按三個「確定」，樞紐分析表便會建立在一頁新的工作紙上。

2. 然後按次序先選客戶名稱和資料,拖曳到最左手邊的 Row Fields 內。拖曳完成後，如果看到有 「Total」插在中間，可右擊 (right click)滑鼠取消。(以下借用其他網站的 Excel 2003截圖來表示相應位置) 

3. 由於樞紐分析表是資料分析工具，所以相同的資料只會顯示一次，可是它本來就不是用作移除重複資料，所以需要再做多點功夫才可以達到理想效果。

最左手邊的客戶名稱只會顯示一次，同樣的客戶購買不同類型的產品，除第一個以外，其他行列也是空白的，要將空白格填滿，可以用上函數 (formula)。

 4. 在樞紐分析表旁的空白位置，抄下欄目名稱，然後輸入如圖的函數 「=IF(A4="",C3,A4)」：
(函數解說：如果 (IF) A4 格是空白 ("")，此格便跟 C3 格的一樣，否則跟 A4 一樣)

 

5. 將所有函數拉到樞紐分析表的最底後，便會看到所有產品旁都有客戶的名稱。

 

6. 如果想抄這個表到其他位置，必須先將所有函數消除，只餘下函數運算後的結果。

選取剛才用函數做的整個表格，按 Ctrl+C >右擊滑鼠>點「選擇性貼上」> 再選值 (Value) > 確定。

 現在這個表格，便已經把所有重複資料去除掉，並且沒有附著函數，可以隨便抄到其他地方使用。

動畫示範：

********************************************************************************************
如果你喜歡這篇文章，請按以下 Google 的 +1 按鈕，又或分享到 Facebook 給你的朋友。多謝支持！