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Friday, May 4, 2012

科技公司的財政年度是如何計算的

光看標題可能會以為科技公司的財政年度有甚麼特別,但其實不論是不是科技公司,計算財政年度的方法都一樣,只是發現了原來不是每一個科技達人都熟悉各大科技公司的財政年度,所以便以在此解說這個財經知識。

何謂財政年度 (Fiscal Year)
財政年度是一間公司根據會計和稅務準則,自訂計算何謂「一年」的收入和開支,這「一年」必須是十二個月的時間,但不必跟年曆 (Calendar Year) 一樣。情況就像學校的學年,從九月份開始, 至翌年八月結束。

如何決定財政年度何時開始?
理論上,一年三百六十五日的任何一天,都可以是財政年度的開始,並不一定是公曆上的一月一日。

大部份公司都將財政年度定於跟國家法定的稅務年度一致,又或跟公曆一樣。前者是為了方便會計部門工作,一次過計算公司業績和遞交報稅表。如果公司財政年度跟國家稅務年度不一樣,由於覆蓋的時期不同,會計部便需要計算兩個不同時期的收支,加重了會計部的工作量和後勤成本。而財政年度訂於跟公曆一樣,當然就是為了方便計算,不必換算財政年度跟公曆的季度和年份。

除了這兩個訂定方法,另外較常見的便是跟據行業週期,將第一季定於行業的淡季,或將第四季定於行業的旺季,使致年終業績公佈時,傳媒焦點落於最近幾個月的新聞或亮麗業績,而淡忘較久前和較靜的業務低潮。

另一較少見的做法,是根據審計成本決定。由於絕大部份上市公司將財政年度定於三、六、九或十二月完結,這四個月都是審計的高峰期,收費較昂貴,於是便將財政年度定於其他月份,以減少支出。

但 不管是用哪種方法,一旦定出了財政年度,便幾乎不會更改,因為更改財政年度於會計上是一件十分重要的事件,要有強烈和必需的理由,再經過重重關卡,才可以修改。最常見更改財政年度的原因,便是公司被收購,子公司為了配合母公司的業務報告,便要修改原有的財政年度,一般如常運作的公司絕不會隨便更改財政年度。

怎樣才是「一個季度」?
一年有四個財政季 度 (fiscal quarter),所以一個季度便是三個月。在香港,大部公司選擇跟隨年曆計算何謂「一個月」,第一季的第一天 (Q1 Day 1) 是公曆上的一號,比如說一月一日,或四月一日,算到第三個月公曆上的最後一天,例如三月卅一日,或六月三十日,便算是第一季了,之後第二三四季算法相同,如此類推。這樣的計算方法簡單,但問題是每季的日子會有一兩天的差異,例如一至三月只有90日,但四至六月便有91日,相差看似微細,但當要分析比較季與季的收入或成本時,這一天的差異足以衍行出大量平均法的工作。

而美國在計算季度的方法較複雜,首先要理解一個叫「Workweek(WW) 的概念,workweek 是不管公曆上的月份,總之一個 workweek 必定有七天,在星期日開始,星期六結束。每季的第一和第二個月 (Month 1Month 2),都有4 workweek (week 1-4week 5-8),而第三個月 (Month 3) 則有5 workweek (week 9-13),加起來一季就有 13 workweek,亦即有 7x13 = 91 天,四季加起來一年就有 364 天。由於比起公曆的 365 天,或潤年的 366 天少了 1-2 天,所以每隔 5-6 年,其中一季的第三個月就會有 6 workweek

看看以下例子,假設該美國公司的財政年度在一月開始,所以四至六月便是第二季 (Q2),包含 WW14-26,而由於公曆的四月一日剛好在星期天,第二季的第一天 (Q2 Day 1),便由四月一日開始。

但當到了第二季第二個月 (Q2 Month 2),四個 workweek 已經過去,但公曆的四月份還沒有完,於是在財政月份的五月,便出現了四月廿九和卅十日,而第二季第二個月 (Q2 Month 2) 的第一天,就是四月廿九日,最後一天則是四個 workweek 後的星期六,即是五月廿六日。

同樣地,第二季的第三個月 (Q2 Month 3) 由五月廿七日星期天開始,最後一天是五個 workweek 後的星期六,即是六月卅十日。



這個計算方法看似複雜,但實際上公司會在新一年開始前,統一出版一份跟上圖差不多的財政年度月曆 (fiscal calendar),只要對著這個財政月曆,就不難找出哪一天是屬於哪個財政月份。而且這個方法有個好處,就是每季都一定是 91 天,將多出來的 1-2 天收支,全都推到相隔 5-6 年一次的第六個 workweek 裏,在分析與比較財務數據時較為方便。

如何查看一家公司的財政年度?
任何上市公司,都必須要公告業績,到上市公司的企業版網頁 (corporate version),找找「業績公告」或「投資者關係」之類的關鍵字,便會找到該公司的年報 (annual report)。年報是一份十分詳細的報告,幾乎整間公司在過去十二個月如何運作、公司管理層對將來發展的方向和方針、它的財政狀況等等,都在年報裏作出最仔細的描述。沒興趣看文字的,可以直接找資產負債表 (舊稱 Balance Sheet,今作 Statement of Financial Position),在資產負債表的標題上,便會看到上一財政年度確實於哪一天結束 (year end)

若只想大概知道財政年度在 哪個月份結束,而不在乎是哪一天的話,可以只看最近一次的業績公告 (earnings release),在香港上市的公司,規定最少每半年公告一次業績,而在美國上市的公司,則必須每季公告一次業績,看看最近那份業績覆蓋的時期,再換算一下便知道上一財政年度大約於那個月份結束。

以下是最常被關注的科技公司的財政年度,大部份公司都是選擇在傳統的三、六、九或十二月作為年結,但思科 (Cisco),戴爾 (Dell)和惠普 (HP) 的年結則較特别,在這四個月以外。





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Sunday, January 1, 2012

2011 年之最

新一年的第一天,為剛過去一年作個總結 (跟某商營電台一樣 XD),選出幾項最令人難忘的科技產品或新聞。

最沒後悔購買的
電子產品日新月異,差不多每星期都有新品推出,而新品推出後,舊一代的同類產品價格往往會快速下滑,已擁有舊產品的用家心中往往不是味兒 (總是自我安慰「早買早享受」)

20116月,趁著美國的親戚回港,托他們替我在美國買了一台連廣告的 Kindle 3 (現改稱為 Kindle Keyboard),當時的售價是 US$114,這便是我的第一部 eBook ReaderKindle 3 雖然只有黑白色顯示,但由於採用電子墨水方式顯示內容,螢幕不發光,所以跟看實體書一樣,長時間閱讀亦不傷眼睛。

自從買了 Kindle 後,閱讀的時間比以往更多,加上 Chrome 瀏覽器有 Kindle 專用的插件 (詳情請參看舊文: Kindle 舒適地閱讀網路文章),不管是一般科技網站文章,又或 Amazoncom 的限時免費書籍,總是看不完。而十月份 Steve Jobs 去世後極速出版的傳記,亦是用 Kindle 看完全書。雖然 Kindle 3 8 月份時降價至 US$99,但以我每天都帶在身邊的重度使用量來說,多付了的鈔票仍然是十分值得,而這亦是暫時唯一一部購買及使用後,覺得值回票價的電子產品。

飛躍進步大獎
2011年是 Samsung 推廣部忙碌的一年,大量新款手機及平板電腦推出,以及一連串的廣告及體驗會,讓他擠身國際一級手機品牌地位。11月推出的 Galaxy Note,更改寫了「手機不能太大」的定律,主因是他向 Apple 學習了推廣術:告訴一般用家該如何使用他們的產品。

傳統的電子產品行銷方式,都是以高規格來作賣點,普通「行外人」看不懂這些資料,不是盲目附從規格表上的數字,便是寧可選擇價錢較便宜的舊款手機。在推廣 Galaxy Note 的記招會上,Samsung 請來了專業畫家在手機上畫漫畫和素描,而面對較熟悉科技的玩家體驗會上,則請來了知名科技界名人來示範日常應用,廣告重點都落在「使用經驗」上,而至於這部手機的規格和 Android 系統版本,只輕輕帶過了。結果,只消一個月,Galaxy Note 已經引來全成換機潮,在路上不難見到它的蹤影,而 iPhone 則淪為「小型手機」,相信用過 Galaxy Note 的大屏後,很難改回頭用 Apple iPhone 了。

很想買而又未買的
2011年可說是平板電腦年,各廠家紛紛推出不同呎寸的平板,售價最低的只有數百元,昂貴的差不多要五千元。作為一個科技迷,希望擁有一台平板電腦的慾望不斷出現在腦海中,可是每天在 Kindle 上閱讀新聞已花了兩三個小時,另外還要上網跟朋友/網友們交談聊天,哪有時間空出來玩平板呢?加上平板電腦能做到的,桌面電腦亦能勝任,所以根本找不到借口給自己買一台平板玩玩 (嘉嘉買東西真的很克制啊!)

幸好 Google 宣佈了 2012 年的上半年會推出自家的平板電腦,作為 Google Fans 的我,終於有借口可以敗一台來研究了!呵呵~ Nexus Tablet 我等你啊~

科技產業股票
除了電子產品外,嘉嘉也愛看美國科技股票。8月時 HP 宣佈退出個人電腦市場,打算重點轉型到科技服務業後,股價大跌一半; 另一邊廂,11月時科技服務業巨頭 IBM 獲股神 Warren Buffett 垂青入股後,股價應聲上揚,亦引來不少財經界人仕討論以企業客戶為主的科技服務業 (過去他們只懂談論消費電子產品),不管如何,多了人認識和討論科技界新聞都是一件好事。

另一大熱新聞,便是 10月時 Apple「教主」Steve Jobs 去世,因而令不少人猜測 Apple 皇朝的光輝日子已經過去,令股價上下大幅波動。今年收市時穩守在 400美元之上,在 2012年能否維持市值最高的科技公司,便要看新 CEO Tim Cook 的功力了!


IBM, HP & Apple in 2011



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Thursday, December 22, 2011

讓 Excel 自動提示今天日子

MS Excel 裏,除了一般直接加入的格式 (如填滿底色,字型大小及顏色等等),還可以使用條件格式 (Conditional Formatting),只在特定的情況下才顯示獨特格式,今天這個例子便要示範,如何在一整個月的日子裏,讓 Excel 檔案每天打開時,都自動顯示當天的日子,就像日曆一樣提示。這個應用在需要每天做紀錄的工作,如:紀錄個人每天開支,會計部記下同事的小額現金支出。利用 Excel 內建的功能顯示當天日期,快速簡便,可不要看小這功能,這可幫助你避免不少錯誤呢!

準備工作
打開一個有日期的 Excel 檔案,或使用這個示範檔:
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AhC-3splUG52dFh0VnR3TDhqcUt3OWc2UXloQlppZVE&hl=en_US#gid=1

 








步驟 (適用於 Excel任何版本,因手邊電腦安裝了2007版本,所以以此作示範):
1. 選取所有將會加入條件格式的日期



2. 按工具列上的條件格式,2003 版本可以到格式>條件格式,按下新條件 (New Rule),以加入計算今天日期的條件



3. 在上半部份選第二個條件類型 「Format only cells only that contains(這個選項的中文翻譯,要靠有中文版的朋友提供給我啊~),下半部份修改條件描述為 Cell Value ()Equal To(等於)


4. Equal To 旁的空白格內輸入函數「=TODAY()」,最後兩個符號為連續的開括號「(」和關括號「)」,中間並沒有任何字或空格


5. 按下方的「格式」(Format)鍵,選取你需要填滿的顏色或其他格式,如邊框,字型或字體顏色等等。


6. 按下所有 OK,便完成了!以後每一天打開這個檔案時,當天的日期便會被填滿為橙色,而已成過去的昨天亦會變回原本的白色。


變奏
如果想顯示不是今天,而是昨天或明天的日期,可以將函數改為 「=TODAY()-1 (昨天) 或 「=TODAY()+1(明天),隨意發揮。

示範影片




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Wednesday, December 14, 2011

在 MS Excel 內隔行背景填色

當面對千千萬萬行資料時,總會感到頭暈眼花,所以不少人選擇隔行為雪白的背景填色 (highlight),方便閱讀或端出一個簡潔漂亮的報告給老闆。
 
準備工作
用這個示範檔做例子,可以先下載到電腦裏再用 MS Excel 打開跟著做:
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AhC-3splUG52dFh0VnR3TDhqcUt3OWc2UXloQlppZVE

步驟 (適用於 Excel任何版本,因手邊電腦安裝了2007版本,所以以此作示範):
1. 在最右手邊加上一個新欄,這個欄只是暫時的輔助性質,最後會被刪除,因此叫任何名字也可。示範裏就叫 Key

  
2. Key 欄內加入兩個不同的記號,建議只用字母不要用數字,因為 Excel 預設會自動替數字順序加上去。示範裏用了「a」和「b」 兩個字母做記號,加入首兩個記號後,將整它們拉到最底,以便填滿整個欄。

 
3. 為所有資料及新增的 Key 欄加上篩選器 (filter):選擇所有資料後,按工具列上的資料 (Data) >自動篩選 (auto filter)


4. 篩選 Key 欄內的其中一個記號,可以是「a」或「b」,視乎你希望在哪一列有背景填色。示範裏便選了「b」。



5. 從第一行的「b」資料開始,選擇所有已篩選資料,按背景填色。



6. 移除篩選器及刪除 Key 欄後,整頁資料已經變得一行雪白,一行有顏色嚕~



P.S. 若果要間隔超過一行,只要在步驟二多加上不同記號便可。如:需要每隔兩行便加上三個不同記號,如此類推。


示範影片:

















MS Excel 是不少人在辦公室裏的必備軟件,但很多人以為 Excel 只是一張格仔紙」,其實 Excel 是一個十分強大的資料分析工具,活用當中的功能,除了可以節省不少時間和工序外更能提高準確度,減少出錯,增加工作效率。為此,科技之嘉新增了 MS Excel 辦公室應用系列,不時提供 Excel 小貼士,為大家增值



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Sunday, December 11, 2011

用 MS Excel 移除重複資料


MS Excel 是不少人在辦公室裏的必備軟件,但很多人以為 Excel 只是一張格仔紙」,其實 Excel 是一個十分強大的資料分析工具,活用當中的功能,除了可以節省不少時間和工序外更能提高準確度,減少出錯,增加工作效率。為此,科技之嘉新增了 MS Excel 辦公室應用系列,不時提供 Excel 小貼士,為大家增值

移除重複資料 (Remove Duplicates)
不管你的職位是面對客戶的前線銷售人員,又或是後勤的分析員,只要坐在辦公室,或多或少都需要從公司內容系統裏,抓些資料出來研究一番。可是,內部系統的罐頭報告 (canned report) 一般都預設了林林種種的資料欄 (column headers),想只挑幾個簡單欄的出來便需要花一些功夫

準備工作
用這個示範檔做例子,可以先下載到電腦裏再用 MS Excel 打開跟著做



假設示範檔就是系統跑出來的罐頭報告,而你只想簡單的看看那個客戶買過甚麼產品,至於哪天買和買了多少數量並不重要,於是便可以把不需要的欄位 ( DateQuantity...etc) 全部刪除,只剩下客戶名稱和產品兩個欄,現在可以看到很多重複資料 -- 相同的公司名稱跟產品



Office 2007/2010 的做法
如果你的 MS Office 已升級到 2007 2010 版本,恭喜你,在 2007 及其後版本,移除重複資料有一個專用按鈕,只要點一下就完成了

1.      到資料 (Data) 頁,在資料工具 (Data Tools) 分類上,便可以找到這個專門用來移除重複資料的按鈕



2. 點選所有資料的範圍,再按下 Remove Duplicates 按鈕,彈出操作視窗後按確定便可。(若果一開始時沒有刪除不需要的欄位,則要在這個視窗上只勾選客戶名稱和產品兩個欄位)

 
3. 餘下來的工作全都交給 Excel ~ 完全後它會告訴你的。一般來說,少於一萬行的資料,都會在 1-2 秒內完成


動畫示範


Office 2003 的做法
很多辦公室因為各種原因,還沒有升級上 2007 或以上版本,那便要用較繁複的方法去做

1. 同樣地,先做好準備功夫,只餘下必要的欄目。然後選取所有資料,到工具列上找資料 (Data) > 樞紐分析表 (Pivot table & pivot chart),彈出精靈視窗後,連按三個「確定」,樞紐分析表便會建立在一頁新的工作紙上



2. 然後按次序先選客戶名稱和資料,拖曳到最左手邊的 Row Fields 內。拖曳完成後,如果看到有 「Total」插在中間,可右擊 (right click)滑鼠取消(以下借用其他網站的 Excel 2003截圖來表示相應位置
3. 由於樞紐分析表是資料分析工具,所以相同的資料只會顯示一次,可是它本來就不是用作移除重複資料,所以需要再做多點功夫才可以達到理想效果

最左手邊的客戶名稱只會顯示一次,同樣的客戶購買不同類型的產品,除第一個以外,其他行列也是空白的,要將空白格填滿,可以用上函數 (formula)


 4. 在樞紐分析表旁的空白位置抄下欄目名稱然後輸入如圖的函數 =IF(A4="",C3,A4)
(函數解說如果 (IF) A4 格是空白 ("")此格便跟 C3 格的一樣否則跟 A4 一樣)

 
5. 將所有函數拉到樞紐分析表的最底後,便會看到所有產品旁都有客戶的名稱


 
6. 如果想抄這個表到其他位置,必須先將所有函數消除,只餘下函數運算後的結果
選取剛才用函數做的整個表格,按 Ctrl+C >右擊滑鼠>點「選擇性貼上」> 再選值 (Value) > 確定


 現在這個表格,便已經把所有重複資料去除掉,並且沒有附著函數,可以隨便抄到其他地方使用


動畫示範



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